Confirmar emails de soporte recibidos y registrarlos en Google Sheets
Despídete del caos: responde y registra cada email de soporte automáticamente en Google Sheets. Sin líos, sin olvidos y sin repetir tareas inútiles.
¿Cuántos correos de soporte se quedan sin respuesta inmediata porque estás sumergido en mil tareas o simplemente pierdes la noción con la bandeja de entrada repleta? Si no confirmas recepción, los usuarios se sienten ignorados y puedes perder su confianza: además, llevar un control manual de cada incidencia es lento y propenso a errores costosos, tanto para tus clientes como para ti y tu equipo.
Esta fórmula de Botize se encarga de revisar tu correo personal cada hora, identificar automáticamente los mensajes relacionados con soporte mediante filtros personalizados, responder a los usuarios con un mensaje de confirmación que puedes adaptar y, al mismo tiempo, registrar cada detalle del email directamente en Google Sheets. Así obtienes trazabilidad, reduces olvidos, evitas el trabajo repetitivo y tu equipo siempre sabe qué ha llegado y cuándo, liberando tiempo valioso para un soporte más inteligente.
Implementa esta automatización desde Botize en minutos y disfruta del control total: ajusta la frecuencia, define tus propias palabras clave, moldea el mensaje de respuesta y mantén un registro organizado y siempre actualizado. ¿Listo para transformar tu gestión de soporte? Sigue el paso a paso o activa ya esta fórmula y olvídate de los emails perdidos.
Automatiza esta tarea con 5 sencillos prompts
Copia y pega los siguientes prompts en el editor de tareas con IA de Botize
-
1
Accede al editor de tareas automáticas de Botize.
-
2
Selecciona la herramienta de edición con IA.
-
3
Primero, debes configurar la automatización para que se active de forma periódica, por ejemplo, cada hora, para que revise nuevos correos constantemente.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Haz que la automatización se ejecute automáticamente cada hora para comprobar si hay nuevos emails. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
-
4
Luego, crea un paso para que la automatización acceda a tu correo y obtenga el próximo mensaje recibido en la bandeja de entrada.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Agrega un paso que obtenga el siguiente email recibido en mi correo. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
-
5
Después, configura un filtro que solo deje pasar los correos cuyo asunto incluya palabras clave relacionadas con soporte, como 'soporte', 'ayuda' o 'problema'.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Filtra los emails y haz que solo sigan los que en el asunto tienen palabras como soporte, ayuda, asistencia, incidencia, problema, error, fallo o issue. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
-
6
Si se cumple la condición anterior, haz que la automatización envíe una respuesta automática al remitente confirmando la recepción del email.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Responde automáticamente al remitente confirmando que hemos recibido su mensaje y que lo revisaremos pronto, usando un texto claro y cortés. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
-
7
Por último, registra en Google Sheets los datos principales del email, como la fecha, dirección del remitente, asunto y contenido.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Guarda una nueva fila en Google Sheets con la fecha del correo, el remitente, el asunto y el cuerpo del mensaje recibido. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
-
8
Tu automatización está lista para usar. Pulsa el botón 'Guardar cambios'.
Guardar cambios
Tus correos de soporte, al instante y sin molestias
Así de simple: cuando llega un email pidiendo ayuda (palabras como soporte, problema, fallo...), tu cuenta lo detecta, responde de forma automática para que nadie quede esperando, y además te guarda los datos en una hoja de Google Sheets lista para revisar y organizar. Sin abrir mil pestañas, sin perderte nada.
| Manual | Botize | |
|---|---|---|
| Revisar y filtrar correos por tema | 10 minutos diarios | 0 Minutos |
| Responder a cada cliente uno por uno | 15 minutos diarios | 0 Minutos |
| Copiar datos y registrarlos en Google Sheets | 10 minutos diarios | 0 Minutos |
| Total | 35 minutos diarios (¡casi 18 horas al mes!) | 0 Minutos |
¿Buscabas una forma sencilla de automatizar la gestión de correos de soporte? Has llegado al lugar donde la magia (y la tranquilidad) sucede.
Centraliza todas las incidencias
¿Recibes decenas de correos de clientes con problemas? Deja que entren solos y que todo quede ordenado en tu archivo compartido.
Respuesta inmediata
Nunca más harás esperar a nadie: cada cliente recibe tu confirmación en segundos.
Organización real
Todos los correos de soporte se registran en tu Google Sheets, listos para filtrar, medir y mejorar.
Menos estrés
Automatiza lo repetitivo y enfócate en solucionar, no en tareas de robot.
No pierdas ni un cliente despistado
Algunos usuarios se quedaron sin respuesta porque el correo se perdió. Con esta automatización, eso ya no te pasa.
⌾︎ Este sistema es ideal si tu bandeja de entrada no para y temes que algún correo importante se pierda.
⌾︎ También si odias copiar, pegar y buscar datos a mano o si te preocupa que tus usuarios no sepan si has recibido su mensaje.
✕ No es útil si sólo recibes dos correos al mes (y te gusta contestar uno a uno).
✕ Si todo tu soporte pasa por WhatsApp o nunca usas hojas de cálculo para organizarte.
✓ Puedes elegir las palabras clave que activan la respuesta automática: personaliza según el tipo de soporte que recibas.
✓ Diseña tu propio mensaje de respuesta, con el tono y promesas que quieras dar a tus usuarios.
✓ Enlaza tu propia hoja de Google Sheets y decide qué datos guardar en cada columna.
Esta automatización usa tu cuenta de correo para recibir los emails entrantes. Si el asunto contiene palabras relacionadas con soporte, la automatización responde automáticamente usando un mensaje plantilla y guarda los datos del email en Google Sheets. Deberás conectar tu cuenta personal de correo (IMAP/SMTP) a Botize. También deberás personalizar el mensaje plantilla que se enviará al usuario.
