Formulario web para buscar personas en Google Sheets y confirmar cita vía WhatsApp
Un formulario mágico conecta Google Sheets con WhatsApp. Olvídate de esperar respuestas y de perder citas: tus confirmaciones vuelan… ¡Y todo sin hacer nada!
¿Te ha pasado que coordinas citas y confirmaciones con decenas de personas desde Excel y WhatsApp a mano, saltando entre formularios, chats y hojas de cálculo? Cada seguimiento significa tiempo perdido, olvidos, duplicación de mensajes, y sobre todo, citas que se pierden o malinterpretan. Sin una automatización, el riesgo es claro: horas de gestión manual, menos eficiencia y más posibilidad de errores, lo que directamente te cuesta dinero y puede manchar tu reputación profesional.
Esta fórmula de Botize transforma el tedioso proceso en puro flujo automático: generas un formulario web personalizado donde solo introduces Nombre y Apellidos, y la magia ocurre sola. Botize busca en tu Google Sheets el contacto, obtiene su teléfono y le envía un WhatsApp inmediato con botones para confirmar o reprogramar la cita; la respuesta queda registrada automáticamente para que siempre sepas en qué punto está cada persona. Puedes ajustar fácilmente la frecuencia del chequeo, los campos del formulario y adaptar el sheet a tus criterios: tú mantienes el control, la automatización hace todo lo demás.
Da el siguiente paso y elimina para siempre el estrés de las confirmaciones manuales: sigue los pasos que te indicamos para montar esta fórmula, o accede directamente a la automatización en Botize lista para ti. Recupera tu tiempo, gana en tranquilidad, y dedica tu energía a lo que realmente importa en tu negocio.
Automatiza esta tarea con 6 sencillos prompts
Copia y pega los siguientes prompts en el editor de tareas con IA de Botize
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1
Accede al editor de tareas automáticas de Botize.
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2
Selecciona la herramienta de edición con IA.
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3
Recoge los datos del formulario web con los campos de Nombre y Apellidos cuando alguien lo envía.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Crea un formulario web sencillo con los campos Nombre y Apellidos. Haz que la automatización se active en cuanto alguien complete y envíe el formulario. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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4
Procesa la información enviada y prepara los datos de Nombre y Apellidos para buscarlos en la base de datos.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Cuando se reciba la respuesta del formulario, toma los valores de Nombre y Apellidos introducidos por la persona. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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5
Busca a la persona en la hoja de Google Sheets usando los datos del formulario.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Busca una fila en la hoja de Google Sheets donde el Nombre y los Apellidos coincidan exactamente con los datos introducidos en el formulario. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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6
Envía automáticamente un mensaje de WhatsApp a la persona encontrada para pedir confirmación de la cita, mostrando dos opciones: confirmar o solicitar reprogramación.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Envia un mensaje de WhatsApp al número de teléfono que figura para esa persona en la hoja, incluyendo dos botones: uno para confirmar la asistencia y otro para pedir cambio de fecha. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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7
Guarda en la hoja de Google Sheets la respuesta que elija la persona usando los botones de WhatsApp.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Cuando la persona conteste por WhatsApp con uno de los botones, guarda automáticamente su elección en la columna correspondiente de la hoja de Google Sheets. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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8
Envía un mensaje final agradeciendo la respuesta recibida vía WhatsApp.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Responde por WhatsApp a la persona para agradecer que haya enviado su respuesta. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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9
Tu automatización está lista para usar. Pulsa el botón 'Guardar cambios'.
Guardar cambios
Citas confirmadas al instante, sin perseguir contactos ni copiar-pegar
Rellena un pequeño formulario con nombre y apellidos. Al enviarlo, nuestra automatización busca por ti los datos de esa persona en tu Google Sheets, saca su teléfono, y le manda un WhatsApp con dos botones: uno para confirmar la cita y otro para pedir cambio de fecha. Tan pronto responde, la selección queda guardada en tu hoja. Ni un WhatsApp más sin respuesta, ni una cita más en el aire. Así de simple y así de humano.
| Manual | Botize | |
|---|---|---|
| Buscar persona en Google Sheets manualmente | 2 minutos | 0 Minutos |
| Copiar su teléfono e iniciar chat de WhatsApp | 1 minuto | 0 Minutos |
| Escribir el mensaje de confirmación y enviarlo | 2 minutos | 0 Minutos |
| Esperar respuesta y anotar la decisión en la hoja | 2 minutos | 0 Minutos |
| Mandar mensaje de gracias | 1 minuto | 0 Minutos |
| Total | 8 minutos por cita. Si tienes solo 10 confirmaciones al día, son más de 1 hora perdida… ¡Cada día! | 0 Minutos |
¿Buscabas una forma sencilla de buscar personas, mandarles un WhatsApp y saber de una vez si van a venir? Estás en el mejor sitio para dejar de hacer esto a mano.
Clínicas y consultas
¿Necesitas saber quién viene a su cita médica o fisioterapia? Deja de llamar uno a uno. Automatiza y ve al grano.
Citas aseguradas
Sabes al instante quién confirma o no, sin drama de perseguirles.
Ahorras tiempo real
Quita de tu lista el buscar, copiar, pegar y mandar mensajes uno a uno.
Todo ordenado
Las respuestas se guardan directas en la misma hoja: ni se pierden ni tienes que buscarlas.
Entrevistas de trabajo
Recopila confirmaciones para entrevistas sin ese molesto tirar de agenda—tú envía el link, la automatización hace el resto.
⌾︎ Ideal si pides confirmaciones para citas, entrevistas o sesiones y no quieres perseguir a la gente.
⌾︎ Perfecto si ya tienes tus datos bien guardados en Google Sheets y solo falta un toque automático de magia.
✕ No es útil si no tienes los datos ordenados en una hoja (o ni siquiera tienes WhatsApp).
✕ Si necesitas enviar PDFs, archivos o procesos muy complejos vía WhatsApp, este no es el sistema.
✓ Puedes cambiar el texto y los botones del WhatsApp para adaptarlos a tu marca o tono.
✓ Añade más campos al formulario fácilmente si necesitas, por ejemplo, motivos de la cita o preferencias.
✓ Integra otras hojas de Google Sheets para separar por equipos, agendas, servicios o departamentos.
Esta automatización genera un formulario web con los campos Nombre y Apellidos. Al enviarlo, busca esa persona en una hoja de Google Sheets, obtiene su número de teléfono y le envía un mensaje por WhatsApp con botones para confirmar la cita o solicitar un cambio de fecha. La respuesta elegida se guarda automáticamente en la misma hoja. La hoja de Google Sheets debe tener en la primera fila los campos: Nombre, Apellidos y Telefono. La comunicación por WhatsApp se realiza mediante Whapi (API no oficial de WhatsApp), que deberá estar configurada previamente.
