Verificación de clientes y recogida de datos por WhatsApp
Automatiza la verificación de clientes y captura de datos en segundos, directo por WhatsApp — y olvídate de exceles cruzados y respuestas perdidas.
¿Cuánto tiempo pierdes o se atasca tu onboarding porque tienes que validar manualmente códigos, pedir datos y organizar todo en hojas de cálculo? El tráfico de WhatsApp te abruma y algunos clientes se pierden en el proceso, retrasando registros, atención y ventas. Sin automatización, los errores humanos y el caos pueden costarte oportunidades, dinero y credibilidad frente a tus clientes.
Con esta fórmula de Botize todo cambia: automatiza por completo la verificación de códigos y recolección de datos vía WhatsApp, vinculando cada mensaje entrante con tu Google Sheets en tiempo real. Si el código es válido, la fórmula solicita y registra los datos del cliente, confirmando al instante la inscripción. Puedes personalizar mensajes, ajustar la hoja de Google y adaptar la frecuencia de revisión para que se ajuste perfectamente a tu flujo y necesidades. Así controlas la experiencia, eliminas errores y respondes de forma impecable, aun con muchos usuarios simultáneos.
¿Listo para olvidarte del copiar-pegar y los formularios manuales? Sigue el paso a paso con esta fórmula en Botize, totalmente preparada para que la ajustes y empieces hoy mismo a captar y verificar clientes sin fricción. Haz la prueba y siente la diferencia.
Automatiza esta tarea con 8 sencillos prompts
Copia y pega los siguientes prompts en el editor de tareas con IA de Botize
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1
Accede al editor de tareas automáticas de Botize.
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2
Selecciona la herramienta de edición con IA.
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3
El objetivo aquí es activar la automatización cada vez que llegue un mensaje por WhatsApp.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Haz que la automatización se active de inmediato cuando se reciba cualquier mensaje nuevo en WhatsApp. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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4
Ahora, aprovecha el texto que mandó el usuario para iniciar la verificación.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Toma el contenido del mensaje de WhatsApp recibido y úsalo como posible código enviado por el usuario. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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5
Necesitamos buscar si el código que envió el usuario existe ya en nuestra base de datos almacenada en Google Sheets.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Busca en la columna A de la hoja de Google Sheets si el texto recibido por WhatsApp coincide con algún valor existente en esa columna. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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6
Si el código no existe, hay que avisar al usuario.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Si el código enviado por el usuario no está en la hoja de Google Sheets, envía un mensaje por WhatsApp diciendo: 'Lo sentimos, no se encontró tu código en nuestra base de datos.' ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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7
Si el código sí existe, seguimos adelante.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Si se encuentra el código en la hoja de Google Sheets, continúa con el siguiente paso para solicitar al usuario sus datos personales. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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8
Solicitamos al usuario que envíe sus datos personales de forma estructurada.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Envía un mensaje en WhatsApp pidiendo al usuario que responda con su nombre, apellidos y correo electrónico, separados por comas. Por ejemplo: Nombre,Apellidos,E-mail. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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9
Tomamos la respuesta del usuario y la guardamos en la misma fila de Google Sheets donde estaba el código.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Al recibir los datos personales del usuario, actualiza la fila correspondiente en la hoja de Google Sheets con el teléfono, nombre y correo electrónico en las columnas correspondientes. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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10
Una vez guardados los datos, confirmamos al usuario que todo salió bien.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Envía un mensaje en WhatsApp diciendo: 'Gracias. Tus datos se han registrado correctamente.' ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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11
Tu automatización está lista para usar. Pulsa el botón 'Guardar cambios'.
Guardar cambios
Valida y Recoge Datos en WhatsApp. Sin Sudar. Sin Errores.
Desde que un usuario te escribe por WhatsApp, este flujo se encarga de todo: verifica el código, pide los datos personales si todo cuadra y los almacena justo en tu Google Sheets. ¿Y si el código está mal? El sistema avisa sin dramas. Todo en cadena, todo humano, todo sin que tengas que tocar nada.
| Manual | Botize | |
|---|---|---|
| Buscar código en el certificado/listado | 2 minutos | 0 Minutos |
| Responder al usuario y solicitar datos personales | 2 minutos | 0 Minutos |
| Abrir Google Sheets y actualizar la fila | 3 minutos | 0 Minutos |
| Confirmar manualmente que se ha registrado | 2 minutos | 0 Minutos |
| Total | 9 minutos por usuario (en el mejor escenario...) | 0 Minutos |
¿Buscas validar códigos y recopilar datos automáticamente por WhatsApp? Has encontrado EL sitio. Te lo ponemos más fácil que cualquier Zapier, Make o Pabbly. Aquí sí te escuchamos.
Validación de Inscripción
Un participante de tu evento te manda por WhatsApp su código de registro. El sistema lo busca, le pide nombre y correo, actualiza la base y te olvidas de revisar todo manualmente.
Ahorra horas
Despídete de copiar y pegar datos como si fuera 2003. Tu tiempo es para cosas mejores.
Menos errores
Automatiza el registro sin confusiones ni dobles entradas. ¡Nunca más datos mezclados!
Trato cercano
Tu cliente siente que le responde una persona — y tú mantienes la organización de tu archivo.
Verificación de Tickets
Un cliente te envía el código de su ticket para un sorteo. Si el código existe en tu Google Sheets, se le pide sus datos, se agregan y confirmas la participación sin líos.
⌾︎ Este sistema es ideal si recibes códigos o números de referencia por WhatsApp y quieres conectar cada uno a datos reales fácilmente.
⌾︎ Perfecto para quien quiere dejar de perseguir datos y asegurar que nada se escapa entre emails o chats perdidos.
✕ No es útil si nunca usas WhatsApp para atender a tus clientes (¡te lo estás perdiendo!).
✕ Tampoco lo necesitas si prefieres hacerlo todo manual cada día, uno a uno, sin prisa.
✓ El mensaje de bienvenida y confirmación es 100% tuyo: cambia el tono, el idioma, añade un toque de humor — o seriedad, si eres de los formales.
✓ Puedes conectar cualquier hoja de Google Sheets con solo pegar la URL. ¿Tienes más columnas o datos extras? Se adapta.
✓ Personaliza el modo en que los usuarios deben enviar sus datos (puedes pedir nombre, email, edad, provincia... lo que necesites).
Esta automatización se activa cuando se recibe un mensaje por WhatsApp. El mensaje se asume que es un código y la tarea comienza buscándolo en la columna A de un documento de Google Sheets. Si el código no existe, se informa al usuario; si existe, se le pedirá al cliente que indique sus datos personales. Cuando el usuario responda con sus datos personales, la tarea los añadirá en la fila de Google Sheets correspondiente al código que el usuario envió en el primer mensaje. A continuación, se le informará al usuario de que sus datos se han registrado correctamente. Deberás indicar en la tarea la URL de tu hoja de Google Sheets y personalizar los mensajes según tus necesidades.
