Analiza mensajes de voz recibidos por WhatsApp, extrae datos clave y los almacena en Google Sheets
Tus mensajes de voz ya no se quedan olvidados: transcríbelos, extrae lo importante y tenlo todo en Google Sheets en segundos, sin hacer nada.
¿Cuántas veces has recibido mensajes de voz importantes por WhatsApp y, después, has tenido que perder tiempo transcribiendo, entendiendo lo esencial y trasladándolo manualmente a tus hojas de cálculo? Ese trabajo repetitivo no solo roba horas valiosas diariamente, sino que aumenta el riesgo de errores y malinterpretaciones. Si sigues haciéndolo todo a mano, te expones a retrasos en la gestión, pérdida de información clave y falta de visibilidad instantánea sobre lo que más importa en tu negocio o equipo.
Esta fórmula de Botize transforma por completo el proceso: cada vez que recibas un mensaje de voz en WhatsApp, una inteligencia artificial lo transcribirá y extraerá automáticamente todos los datos clave —nombre, fecha, evento, lugar, motivo y más— para guardarlos estructurados en Google Sheets. Todo sucede en segundos y puedes personalizar la frecuencia de revisión o ajustar filtros para adaptarse justo a tu flujo. Tú eliges qué voces escuchar y cuándo, ganando tranquilidad y precisión, mientras mantienes a todos informados y actualizados en tiempo real.
Descubre en unos pocos pasos cómo activar y personalizar esta fórmula en Botize. Sigue el proceso detallado para ajustar cada elemento a tu equipo, o aprovéchala al instante desde el enlace directo que te dejamos preparado. Empieza hoy y libera tu tiempo para tareas realmente importantes.
Automatiza esta tarea con 7 sencillos prompts
Copia y pega los siguientes prompts en el editor de tareas con IA de Botize
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1
Accede al editor de tareas automáticas de Botize.
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2
Selecciona la herramienta de edición con IA.
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3
Vamos a configurar el disparador principal para que revise la llegada de nuevos mensajes de voz cada hora.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Haz que la automatización se active automáticamente cada hora para revisar si hay mensajes de voz nuevos en WhatsApp. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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4
Recibimos y detectamos un mensaje de voz que llega a WhatsApp.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Cuando se reciba un mensaje de voz nuevo en WhatsApp, activa el siguiente paso. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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5
Obtenemos el enlace del audio del mensaje de voz recibido para procesarlo.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Recoge el enlace del archivo de audio del mensaje de voz recibido en WhatsApp para poder analizarlo. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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6
Transcribimos el audio del mensaje de voz a texto para poder trabajar con la información.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Transcribe el mensaje de voz recibido, convirtiendo el audio en texto claro y entendible. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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7
Extraemos información clave del texto transcrito, como título breve, resumen, y los datos: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Analiza este texto y genera un resumen estructurado en formato JSON, incluyendo: título breve, resumen, quién está involucrado, qué pasó, cuándo, dónde, por qué sucedió y cómo ocurrió. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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8
Almacenamos la información estructurada extraída en una hoja de Google Sheets, agregando una nueva fila con los datos clave.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Toma los datos extraídos (título, resumen, quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo) y agrégalos como una nueva fila en mi hoja de Google Sheets. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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9
Informamos automáticamente al remitente del mensaje de voz que la información ha sido registrada correctamente.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Envía un mensaje de confirmación por WhatsApp a la persona que envió el audio, informándole que la información se guardó en Google Sheets y mostrando el resumen de los datos clave. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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10
Tu automatización está lista para usar. Pulsa el botón 'Guardar cambios'.
Guardar cambios
Convierte tus audios de WhatsApp en datos útiles — al instante
Cada vez que te mandan un audio por WhatsApp, este sistema lo escucha, lo convierte en texto, detecta la información clave como fechas, nombres o eventos y lo pone bonito y ordenado en tu Google Sheets. Imagina revisar tu hoja y olvidarte de rebobinar, pausar y teclear. ¿Magia? No. Automatización real, simple y al grano, para humanos reales.
| Manual | Botize | |
|---|---|---|
| Escuchar el audio completo para entenderlo | 3 minutos | 0 Minutos |
| Tomar notas de lo importante (nombre, fecha, datos...) | 2 minutos | 0 Minutos |
| Abrir Google Sheets y crear nueva fila | 1 minuto | 0 Minutos |
| Pasar los datos a la hoja correctamente | 2 minutos | 0 Minutos |
| Avisar a quien mandó el audio que está guardado | 1 minuto | 0 Minutos |
| Total | 9 minutos por audio | 0 Minutos |
¿Buscabas una forma real de convertir audios de WhatsApp en datos organizados, sin picar texto ni perder detalles? Sí, esto es exactamente para ti.
Clientes mandan pedidos por audio
Javier tiene una tienda y sus clientes acostumbran a pedir productos por WhatsApp hablándole. Ahora cada pedido se convierte automáticamente en registros de pedidos claros en Google Sheets, sin errores ni olvidos.
Ahorra horas
Olvídate de escuchar audios una y otra vez solo para tomar notas.
No pierdas detalles
La información clave nunca se queda en el olvido ni interpretada por medias.
Centraliza fácil
Todos los mensajes importantes reunidos y ordenados en Google Sheets.
Reportes rápidos para equipos en la calle
Una empresa de mantenimiento recibe partes de sus técnicos por audio. Ya no hay que escuchar todos: la información relevante llega directa a una hoja compartida para tomar acción al instante.
⌾︎ Este sistema es ideal si recibes audios con datos importantes y quieres automatizar su organización sin esfuerzo.
⌾︎ Perfecto para profesionales, equipos, pequeñas empresas o quien depende de la voz para conseguir información.
✕ No es útil si nunca usas audios de WhatsApp para tareas o comunicación relevante.
✕ Tampoco si prefieres perder el tiempo transcribiendo y anotando manualmente.
✓ Puedes elegir qué datos extraer: solo nombres, fechas importantes, ubicaciones o cualquier cosa relevante para ti.
✓ Decide en qué columnas de Google Sheets quieres que aparezca cada dato, ajustando la estructura según tu negocio o flujo de trabajo.
✓ Edita el mensaje de confirmación automática para que sea tan cálido, directo o personalizado como quieras según el remitente.
Esta automatización escucha nuevos mensajes de voz recibidos en WhatsApp. Transcribe el audio, extrae información clave —como nombres, fechas o eventos— y registra automáticamente los resultados en una hoja de cálculo de Google Sheets.
