Formulario que ejecuta bot de WhatsApp a un contacto específico para solicitar datos, guardar en Google Sheets y devolver un enlace de descarga en PDF
¿Trabajas recogiendo datos a clientes o equipos? Olvídate de perseguir por teléfono, mandando emails confusos o copiando datos a mano. Con este sistema, un simple formulario lo pone todo en marcha: WhatsApp lo hace fácil, Google Sheets ordena la info y tus resultados llegan en un PDF listo para compartir. Sin dolores de cabeza, ni dramas.
Cada vez que tienes que pedir información a tus contactos por WhatsApp, esperar respuesta a medias, copiar y pegar datos o reescribirlo todo a mano en tu base de datos y luego preparar un PDF, pierdes más tiempo del que imaginas. Si no automatizas este proceso, el efecto dominó es innegable: pérdida de horas productivas, errores en la recolección, clientes frustrados y una imagen profesional por debajo de lo que realmente ofreces. Todo esto cuesta dinero y, sobre todo, te roba tranquilidad y foco.
Usando esta fórmula en Botize, solo compartes un formulario preparado: tras ingresar el teléfono, un bot toma el relevo y chatea por WhatsApp con tu contacto para recoger todos los datos necesarios. Tú eliges qué campos (fecha, unidad, cliente, trabajo, precio…) y en minutos la información aterriza limpia y lista en Google Sheets. Además, tu cliente recibe automáticamente el PDF generado con su propio enlace de descarga. Pasas del caos manual y el seguimiento eterno, a una gestión digital, automática y profesional donde todo está centralizado y bajo tu control.
Ponlo en marcha ahora: sigue el paso a paso y personaliza esta fórmula Botize a tu gusto, eligiendo qué preguntas hará el bot, en qué hoja se guardan los datos y el formato de entrega. ¿Listo para convertir un dolor cotidiano en una experiencia premium con solo unos clics?
Automatiza esta tarea con 10 sencillos prompts
Copia y pega los siguientes prompts en el editor de tareas con IA de Botize
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1
Accede al editor de tareas automáticas de Botize.
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2
Selecciona la herramienta de edición con IA.
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3
Este paso es el punto de arranque y activa la automatización cuando se produce el evento inicial.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Activa la automatización al recibir una nueva solicitud desde el formulario. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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4
Aquí se recoge el número de teléfono que el usuario introduce en un formulario web.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Crea un formulario online sencillo para que el usuario escriba el número de teléfono de la persona que recibirá el mensaje por WhatsApp. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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5
El bot de WhatsApp escribe al contacto y solicita que indique la fecha.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Haz que el bot de WhatsApp envíe un mensaje al número de teléfono indicado diciendo: 'Hola! Vamos a iniciar la gestión de datos. Introduce la fecha'. Espera la respuesta. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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6
Se pide al usuario que escriba la unidad correspondiente.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Después de recibir la fecha, pide al usuario por WhatsApp: 'Introduce la unidad'. Espera la respuesta. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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7
Solicita al usuario el nombre del cliente e incluye las opciones si las hay.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Pide al usuario por WhatsApp: 'Introduce el cliente'. Permite opciones si existen o deja que lo escriba. Espera la respuesta. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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8
Recopila información sobre el trabajo realizado.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Solicita al usuario por WhatsApp: 'Introduce el trabajo hecho'. Espera la respuesta. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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9
Recoge el importe total o precio del servicio o trabajo.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Pide al usuario en WhatsApp: 'Introduce el precio total'. Espera la respuesta. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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10
Guarda toda la información recibida en una fila concreta de una hoja de Google Sheets.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Con todos los datos recogidos, guarda cada uno en una columna correspondiente de la hoja de Google Sheets que se haya indicado. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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11
Obtiene el enlace para descargar los datos en PDF desde Google Drive.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Genera un enlace de descarga en PDF del registro guardado en Google Sheets. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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12
Envía el enlace de descarga en PDF por WhatsApp al usuario que aportó la información.
Copia y pega este prompt en la herramienta de edición con IA.
Envía por WhatsApp al usuario un mensaje con el enlace para descargar el PDF con todos los datos recogidos. ⤵
Pulsa el botón 'Aplicar esta tarea' para confirmar.
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13
Tu automatización está lista para usar. Pulsa el botón 'Guardar cambios'.
Guardar cambios
Solicita datos por WhatsApp y obtén tu PDF en minutos (sin complicaciones)
Rellena un formulario con el número de la persona a la que necesitas pedirle datos. Automáticamente, un bot de WhatsApp iniciará la conversación, irá recogiendo la información clave (la que tú decidas: fecha, unidad, cliente, trabajo, precio… lo que necesites), y cada respuesta se irá guardando ordenadísima en tu Google Sheet. ¿La guinda? En cuanto acabe, esa persona recibe directamente por WhatsApp un enlace para descargar el resultado en PDF. Cero confusiones, cero tiempo perdido.
| Manual | Botize | |
|---|---|---|
| Enviar recordatorio de datos | 5 | 0 Minutos |
| Esperar y volver a escribir | 10 | 0 Minutos |
| Recopilar respuestas, copiar y pegar en Google Sheets | 7 | 0 Minutos |
| Construir PDF con los datos | 7 | 0 Minutos |
| Enviar el PDF por WhatsApp manualmente | 3 | 0 Minutos |
| Total | 32 | 0 Minutos |
¿Buscabas una forma de pedir datos por WhatsApp, guardarlos automáticamente y recibir un PDF para descargar? Acabas de llegar al sitio que te lo da hecho – ni Zapier ni Make te lo sirven tan directo, humano y automático.
Parte de trabajo firmado al instante
Un técnico termina un servicio, tú rellenas el formulario con su número y el bot le pide fecha, cliente, trabajo y precio. Cuando el técnico responde, se actualiza tu control de partes en Sheets y el propio técnico recibe el parte en PDF por WhatsApp para compartirlo o guardarlo.
Ahorra horas
Automatiza todo el ciclo: pedir datos, guardar y entregar. Más tiempo para ti.
100% humano
La conversación es natural. Tu contacto ni nota el truco, responde en WhatsApp como siempre.
Resultados inmediatos
El PDF y el registro se generan y entregan en el acto. Sin esperas.
Recogida de datos de clientes sin errores
¿Tu cliente siempre olvida enviarte los datos para la factura o la orden? Con esta automatización, el bot le va preguntando por orden en WhatsApp. Cuando acaba, los datos van directos al registro y su comprobante en PDF también.
⌾︎ Este sistema es ideal si dependes de que terceros (clientes, técnicos, comerciales…) te pasen datos para reportes y quieres dejar de perseguirlos.
⌾︎ Si haces partes de trabajo, informes, albaranes, presupuestos o recoges cualquier info de campo y quieres que se vuelva mágico.
✕ No es útil si solo quieres recopilar datos de forma masiva y anónima, tipo encuestas sin seguimiento.
✕ Tampoco encaja si tu equipo solo responde por email y nunca usa WhatsApp.
✓ Puedes pedir cualquier dato, no solo los que vienen por defecto. Cambia las preguntas para adaptarlas a tu proceso.
✓ Elige la hoja, la fila y las columnas exactas de Google Sheets donde quieres guardar la información.
✓ Personaliza el mensaje final (y el PDF) que recibe tu contacto para que encaje con tu marca o tu servicio.
Esta tarea genera un formulario cuya URL encontrarás dentro de la propia tarea. El formulario te permite introducir el número de teléfono de un contacto de WhatsApp. Al pulsar el botón de enviar, un bot le escribirá para recoger una serie de datos (por defecto: fecha, unidad, cliente, trabajo, precio), aunque puedes personalizarlos según tus necesidades. Finalmente, la automatización actualiza las columnas de una fila concreta en la hoja de Google Sheets que especifiques, genera un enlace de descarga en PDF y se lo envía también por WhatsApp al usuario.
